Одним із найважливіших стратегічних напрямків діяльності архівних установ України у сфері забезпечення доступу до архівних ресурсів держави є системна інформатизація галузі.
Розвиток інформаційного суспільства докорінно змінює умови розвитку архівної справи, вимагає трансформації окремих напрямів науково-практичній діяльності архівних установ, розвитку відповідних положень архівознавства, узгодження теоретичних та практичних складових науково-інформаційної діяльності архівів, формування власної документально-інформаційної інфраcтруктури та інформаційну підтримку державотворчих процесів, соціальної сфери суспільства, української науки та культури.
Відмова від ідеологічних чинників як фізичного, так і інтелектуального доступу до інформації сприяє зростанню темпів формування архівних електронних ресурсів в Україні, розвитку системи документальних комунікацій, прискорення темпів обігу інформації у світових мережах, виникають нові форми організації документів, зокрема веб-сайти, електронні архіви, разом з тим і ускладнюються система регулювання сфери інформатизації. Необхідність інформаційного забезпечення розвитку державотворчих процесів в Україні, завдання створення національної інформаційної інфраструктури викликали, спеціальний Указ Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» (2000 p.).
Формування Інтернет ресурсів історико-культурної спадщини, можливості створення електронних колекцій історичних джерел, архівних публікацій, інтенсифікація використання ресурсів є одночасно важливим завданням історичної науки, спрямованим на розробку критеріїв формування таких ресурсів джерел, організацію інтелектуального доступу до них та розповсюдження. На сьогодні співіснують традиційні та електронні технології опрацювання документів, поступово складається нова структура фондів та науково-пошукового апарату.
Останнім часом спостерігається певний поступ у розбудові базових елементів розгалуженої інформаційної системи національного рівня, над створенням якої працюємо упродовж останніх трьох років: кількість персональних комп’ютерів збільшилася із 150 до 240 (для прикладу: два роки тому у Польщі на 900 архівістів припадало 700 машин); 1/3 з них об’єднана у 14 локальних мереж; у 2-х установах (Держкомархів і Держархів Чернігівської області) працюють виділені сервери. Сервером Держкомархіву обслуговуються Комітет, 3 центральних архіви та інститут. Електронною поштою користуються 35 архівних установ. Деякі з них, незважаючи на заборону Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ, продовжують користуватися послугами безкоштовних поштових серверів в Інтернеті, як українських, так і російських (ukr.net, mail.ru). 21 архівна установа має доступ до ресурсів Інтернет, з них дев’ять підключені через постійне з’єднання (виділені лінії): крім центральних установ у Києві, це – Івано-Франківський, Хмельницький, Чернігівський та Закарпатський архіви. У семи архівах України (ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ; областях: Донецьк, Рівне, Харків та у місті Києві) створено відповідні підрозділи з інформаційних технологій.
Не можна не відзначити зусилля і позитивний досвід трьох архівів, які, крім комітету, створили власні веб-сайти (Донецьк, Чернігів, та міста Севастополя). Показово, що на донецькому сайті з’явилася перша серед регіональних архівів Інтернет-виставка (до 60-річчя звільнення Донбасу), Севастопольський і Донецький архіви публікують десятки фотодокументів із своїх колекцій. Нагадаю, що Севастополь першим опублікував електронну версію свого короткого довідника, та виставив в Інтернеті анотації до 14 фондів; поступово з’являються на цих сайтах повнотекстові публікації, базовані на архівних фондах. Що ж до новин, то усі зазначені архіви оновлюють їх нерегулярно і зараз перебувають на рівні листопада-грудня минулого року. Отже, вже накопичений різноманітний практичний досвід у створенні електронних ресурсів інформації в системі. Однак він ще не має належного розвитку. Аналіз сторінок державних архівів областей на сайтах обласних державних адміністрацій, м’яко кажучи, дивує повним небажанням керівників використовувати безкоштовні можливості для популяризації і ресурсів, і послуг, що надаються архівами, не кажучи вже про невиконання вимог Указу Президента України від 31 липня 2000 р. № 928 та низки урядових постанов (Постанови КМУ від 4 січня 2002 p. № 3, 29 серпня 2002 р. № 1302, 24 лютого 2003 р. № 208) щодо створення веб-сайтів, а також наказу Держкомателерадіо та Держкомзв’язку від 25 листопада 2002 р. № 327 «Про затвердження Порядку інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного веб-порталу органів виконавчої влади». Протокольне рішення засідання Урядового комітету соціального, науково-технічного та гуманітарного розвитку від 11 грудня 2003 р. звертає увагу керівників на незадовільне виконання доручень, передбачених зазначеними нормативними документами. Отже, сторінки на сайтах ОДА мають лише 7 архівів, з них більшість є короткими довідками на рівні телефонного довідника, в кращому випадку з викладом функцій державного архіву (Кіровоград, Черкаси), або з біографічною довідкою і портретом керівника (Рівне). Повноцінними інформаціями про історію архіву, склад і зміст фондів з переліком платних послуг можна назвати лише сторінки держархівів Львівської та Чернівецької областей. Таку ситуацію аж ніяк не можна кваліфікувати як прозорість у діяльності державних архівів, якщо врахувати що більш-менш детальні відомості надсилаються до комітету нерегулярно, а друкуються лише чотири рази на рік в «Віснику Держкомархіву», як правило, – постфактум. Надалі стрижневим напрямком є реалізація галузевої програми створення електронної версії Національного фондового каталогу з подальшим наданням доступу до нього через Інтернет.
Саме цим шляхом рухаються провідні архівні служби і національні архіви країн світу. За останні два роки у європейському сегменті Інтернету список країн, що оприлюднили у Мережі фондові архівні каталоги загальнонаціонального рівня, значно поповнився. До Великобританії, Німеччини, Угорщини, Швеції, Швейцарії, Хорватії, Польщі, Чехії додалися Португалія, Іспанія, Ліхтенштейн, Туреччина, нові фрагменти фондових каталогів різних відділень Національного архіву Франції. Загалом же в Європі функціонують близько 100 архівних баз даних, з яких 36 створені у Великобританії, 19 – у Франції, 11 – у ФРН. Найбільш же інтенсивно у цьому напрямку останнім часом працювали саме ті країни, що стали новими членами Євросоюзу, оскільки високий рівень представлення архівних інформаційних ресурсів держави в світовій мережі є одним із суттєвих чинників євроінтеграції.
Що ж ми маємо на сьогодні у цій сфері? Передусім, певний поступ: понад 70 тис. фондів (бл. 40% від загального обсягу НАФ) опрацьовано і надіслано до Центру інформаційних технологій Держкомархіву. Дев’ять архівів – ЦДАМЛМ, ЦДІАК України, ЦДІАЛ України, ЦДНТА, державні архіви областей: Волинської, Донецької, Херсонської, Чернігівської, та Державний архів м. Києва) повністю завершили або завершують цю роботу. З іншого боку, якість наповнення баз не завжди є задовільною; а у трьох областях (Івано-Франківськ, Одеса, Тернопіль) і досі не розпочалися роботи з наповнення бази за програмою «Архівні фонди України». Паралельно з роботою над Національним електронним фондовим каталогом ми зробили справжній прорив у царині максимально широкого удоступнення путівників та архівних довідників інших жанрів: на сьогодні на сайті Держкомархіву опубліковано в електронному вигляді понад два десятки довідників загальним обсягом понад 7 тис. книжкових сторінок. Цей серйозний інформаційний масив нині користується величезною популярністю у відвідувачів сайту.
Інтернет-виставки, запроваджені Держкомархівом з минулого року (це чотири виставки, понад 600 документів,) також витворюють солідний ресурс, не лише рекламно-інформаційного, але й дослідницького характеру. Загалом, з розвитком та нарощуванням інформаційних ресурсів сайт Держкомархіву дедалі більше набуває рис потужного веб-порталу.
В умовах зростання попиту на інформацію документів державних архівів, зростає кількість відвідувачів сайту. Щодоби до сайту звертаються 200-300 користувачів, які надсилають до 3000 запитів (що становить 110 тис. запитів на рік). Але супровід сайту, підготовка фондових каталогів і путівників, – це, так би мовити, верхній, поточний, інституційний та пофондовий рівень наших стратегічних завдань. Цей бар’єр загалом подолали більшість розвинутих країн.
Аби рельєфніше окреслити ситуацію в галузі, нагадаю, що відносно новою тенденцією, яка набуває зараз стрімкого розвитку у світі, є публікація в Інтернеті архівних описів, що розкривають зміст документної інформації вже на рівні одиниці зберігання. Наведу лише два приклади. За оцінками національного архівіста Канади, для повного представлення усіх архівних інвентарів країні знадобиться ще 5–7 років (нині опубліковано до 40% описів усіх фондів Національного та провінційних архівів); керівництво польської архівної служби оцінює свої перспективи у цьому напрямку у 10-20 років інтенсивної роботи. Зрозуміло, що цей гігантський розрив між рівнем представлення архівних ресурсів провідними країнами світу і початковим етапом інформатизації, на якому перебуваємо ми зараз, нам належить подолати спільними зусиллями.
З 2005 p. необхідно здійснити заходи щодо надання громадянам послуг з використанням електронного цифрового підпису, на що звертається увага у протокольному рішенні засідання Урядового комітету від 11 грудня 2003 р. Набуття чинності двох Законів України – «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» ставить перед архівними установами нові завдання, які мають вирішуватися в рамках різних програм – галузевих, регіональних і загальнодержавних. Це, передбачено у державній програмі «Електронна Україна», що нині готується для розгляду в Уряді.
Сьогодні ж доводиться констатувати, що суттєвою перешкодою на шляху впровадження інформаційних технологій в архівах, крім недостатнього фінансування, є практична відсутність кваліфікованих фахівців, пов’язана з неможливістю їхнього утримання як в органах виконавчої влади, так і в архівних установах.Не можна не наголосити на ще одному важливому напрямі, що потребує розвитку: це проблеми розвитку архівної теорії та архівознавства як спеціальної історичної дисципліни у контексті тих комунікаційних процесів, що змінюють світ. Архівна галузь, на жаль, поки ще не готова до кардинального стрибка в цьому напрямі, однак необхідність наукового прогнозування розвитку суспільства прямо пов’язана з готовністю архівної справи до нових технологій зберігання «документальної пам’яті» України.
